Avoimen lähdekoodin ilmaisilla toimisto-ohjelmilla tehokkuutta ja käyttövarmuutta asiakirjojen hallintaan

Klikkaa kuvaa nähdäksesi sen suurempana

OpenOffice.org on avoimeen lähdekoodiin ja avoimiin standardeihin perustuva täysimittainen toimisto-ohjelmisto, joka on saatavissa myös suomenkielisenä.  Ohjelmisto on ilmainen ja se on vapaasti saatavissa ja levitettävissä.  Mm. Oikeusministeriö päätti ottaa OpenOffice.org toimisto-ohjelmistot käyttöön tammikuun 2007 alusta.   OpenOffice.org on pitkälti yhteensopiva vastaavilla Microsoft Office  –toimisto-ohjelmilla (Word, Excel, PowerPoint)  tehtyjen asiakirjojen kanssa.  Lisäksi se kykenee kirjoittamaan asiakirjoja mm. PDF –muodossa.  Uusin ohjelmistoversio 2.3 sisältää mm. seuraavat osiot: OpenOffice.org Writer - tekstinkäsittely OpenOffice.org Calc - taulukkolaskenta OpenOffice.org Draw - vektorigrafiikka OpenOffice.org Impress - esitysgrafiikka OpenOffice.org Base - tietokannat

OpenOfficea kehitetään vapaaehtoisvoimin kansainvälisen yhteisön toimesta.  Sillä on myös suomenkielinen käyttäjätuki omalla postituslistallaan.  Suomi24.fi –sivustolla on puolestaan oma OpenOffice –fooruminsa.

Oikeusministeriö on julkaissut 24.8.2007 raportin ”Open Document standardi asiakirjojen tallennusmuotona" (ISSN 1458-6436, ISBN 978-952-466-598-8 (nid.), ISBN 978-952-466-599-5 (PDF), joka myös on jokaisen vapaasti kopioitavissa ja levitettävissä.  Raportin mukaan avoimen ohjelmakoodin ohjelmistoja puoltavat mm. seuraavat seikat:

” Asiakirjojen käytössä on siirrytty tilanteeseen, jossa henkilökohtaisten ja yhdellä työasemalla käytettävien asiakirjojen sijaan niitä vaihdetaan organisaatioiden kesken ja niiden tiedot halutaan liittää organisaatioiden tietojärjestelmiin. Suljetut tiedostomuodot ovat asiakirjojen ja niitä käsittelevien järjestelmien yhteentoimivuuden ja pitkäaikaissäilytyksen kannalta kestämättömiä. Lisäksi ne johtavat helposti tiedostomuotoihin perustuviin sidoksiin, toimistoohjelmien pakolliseen päivityskierteeseen ja tilanteisiin, joissa tietojärjestelmähankintojen aito kilpailuttaminen ei ole mahdollista. Erityisesti EU:n piirissä onkin oltu aktiivisia tilanteen korjaamiseksi ja avoimien standardien kehittämiseksi asiakirjojen tiedostomuodoille.  Avoimien tiedostomuotojen käytöllä voidaan välttää suljettujen tiedostomuotojen haitat ja saavuttaa mm. seuraavia etuja:

· Avoin tiedostomuoto luo edellytykset eri ohjelmistojen yhteentoimivuudelle asiakirjojen välityksessä ja sähköisten palvelujen kehittämisessä.

· Avoin tiedostomuoto luo edellytykset vuorovaikutteisten ja automatisoitujen prosessien kehittämiseen asiakirjojen käsittelyssä. Esimerkkeinä voidaan mainita sovellusintegrointi, tietojen haku ja raportointi sekä asiakirjojen kokoaminen ja niiden automaattiset muunnokset.

· Avoin tiedostomuoto luo edellytykset asiakirjojen pitkäaikaiseen säilyttämiseen. Vanhojen asiakirjojen avaamiseen voidaan tarvittaessa laatia uudet ohjelmat, jos asiakirjojen laadinnan alkuperäiset ohjelmat ovat poistuneet käytöstä.

· Avoin tiedostomuoto vapauttaa asiakirjat sidoksista ohjelmiin, joilla asiakirjoja muodostetaan ja käsitellään. Tiedostomuodon ja ohjelmien välisen sidoksen purkaminen estää samalla lukkiutumisen yksittäisten ohjelmistovalmistajien järjestelmäratkaisuihin.

· Avoin tiedostomuoto asettaa kaikki ohjelmisto- ja palvelutoimittajat yhdenvertaiseen asemaan, mikä luo edellytykset tietojärjestelmä- ja sovellushankintojen aitoon kilpailuttamiseen.

Termille "avoin" tiedostomuodon yhteydessä voidaan antaa useita tulkintoja

käyttötarkoituksesta riippuen. Avoimuus voi tarkoittaa esimerkiksi seuraavia

perusvaatimuksia tiedostomuodolle, sen määrittelylle ja edelleen kehittämiselle:

· Avoin tiedostomuoto on kansainvälisen standardointijärjestön standardoima ja sen dokumentaatio on kenen tahansa saatavilla ja käytettävissä kohtuullisilla kustannuksilla.

· Tiedostomuoto on vapaasti ja veloituksetta käytettävissä ilman omistusoikeudellisia rajoituksia käyttäjien omissa sovelluksissa tai tuotteissa.

· Tiedostomuoto kehitetään yhteistyönä avoimessa prosessissa, johon asiasta kiinnostuneet osapuolet, kuten ohjelmistovalmistajat, keskeiset käyttäjäryhmät ja riippumattomat asiantuntijat, voivat osallistua.

Mahdolliset avoimuuden lisävaatimukset voivat koskea esimerkiksi riippumattomuutta

käyttöjärjestelmäalustasta. Seuraavassa on esimerkkejä tunnetuista avoimista

tiedostomuodoista.

· ODF (OpenDocument, Open Document Format for Office Applications) on kansainvälisen standardin ISO/IEC 26300 määrittelemä tiedostomuoto muokkauskelpoisille asiakirjoille.

· HTML (HyperText Markup Language) on kansainvälisen standardin ISO/IEC 15445 määrittelemä tiedostomuoto verkkosivuille. HTML on muokkauskelpoinen, mutta ei säilytä tarkasti muotoiluja.

· Raakatekstiesitys on ISO Latin 1 -merkistöön pohjautuva kansainvälisen standardin ISO/IEC 8859-1 määrittelemä tekstin esitysmuoto. Raakateksti on muokkauskelpoinen, mutta ei sisällä muotoiluja.

Adoben kehittämä PDF/A (Portable Document Format Archive) ei tarkkaan ottaen täytä

kaikkia edellä esitettyjä vaatimuksia, koska sen kehittäminen on yhden kaupallisen

valmistajan (Adobe) valvonnassa. Muilta osin PDF/A on avoin, kansainvälisen standardin

ISO/IEC 19005-1 määrittelemä tiedostomuoto ei-muokattaville asiakirjoille erityisesti

arkistoinnin tarpeisiin."

Toimittaja käyttää itse vielä MSOffice –toimisto-ohjelmia, vuosimallia 2003.  Avoimen ohjelmistokoodin edut ovat kuitenkin kiistattomat ja Ajassa Nyt –verkkolehtikin tulee siirtymään niiden käyttöön vielä tämän vuoden aikana.

OpenOffice.org –ohjelmistot voi ladata esimerkiksi tästä linkistä.

En käytä MS Wordiä lainkaan, vain OpenOfficea Kyllä OpenOfficella kelpaa dokumenttia kirjoittaa. Soveltuu täysin dokumentin tekoon. Aivan yhtä hyvin kuin Microsoftin (MS) Word:kin. Taulukkolaskentakin on hyvä. MS:n Visual Basic:n tyyppisiä ohjelmia pystyy tekemään OO:n taulukkolaskentaan, mikä on tarpeellista enemmän tai monimutkaisemmin taulukkolaskentaa käyttäville. Erään Linuxia käyttäneille hyvin tarpeellisen komennon löysin juuri OO Writer:sta eli OO Word Processorista, nimittäin tekstihaun regular expressioneiden (regexp) avulla. Se on erittäin tehokas tapa etsiä erilaisia tekstejä dokumentista. Se kykenee melkeinpä mihin vain, kunhan sen käytön vain opettelee. Tavallisella etsi-toiminnolla ei pysty ollenkaan hakemaan sellaisia tekstejä, joita pystyy regexp:eillä hakemaan. Luulisin, ettei tuollaista ominaisuutta löydy MS:n Word:stä, mutta en pysty juuri nyt tarkistamaan asiaa. Eräs käytäntöön liittyvä asia on se, että OpenOffice on tahtonut paljon pidempään olla käyttämässä sellaista dokumenttiformaattia, jota voivat kaikki ohjelmistot käyttää. Tällöin ihmisten on paljon helpompi tehdä dokumentteja, joita toisetkin ihmiset pystyisivät lukemaan toisilla ohjelmoistoillaan. MS ja monet muut ovat olleet pitkään tuollaista asiakkaan kannalta tarpeellista ominaisuutta vastaan. He tahtovat hyvin pitkälti pitää kiinni määräävästä markkina-asemastaan, eivätkä ole tahtoneet tehdä yhteensopivia tuotteita, joka olisi asiakkaan etu. Monopoli-asemassa tällaista voi tehdä. Nyt MS on yrittänyt aikalailla pakotettuna tehdä avointa standardia, mutta se on ollut aika heikko. Tuo MS:n ehdottama standardi ei mennyt läpi nopeutetussa aikataulussa sen heikkouksien vuoksi.

Kokeilin Suomi24:n OpenOffice -foorumia tätä artikkelia varten.  Kun jätin lauantaina iltamyöhään viestin, jossa toivoin käyttäjäkokemuksia, tuli vasemmalla näkyvä ensimmäinen kommentti jo varhain sunnuntaiaamuna.  Kaikkiaan viestejä tuli useita, useimmat vaikuttivat olevan tyytyväisiä ohjelmistoon.  Tosin joitakin yhteensopivuusongelmia yrityskäytössä MS Office -ohjelmien kanssa saattoi olla.  Palaute on siis mahdollisissa ongelmatilanteissakin nopeaa.  Lue kaikki käyttäjien kommentit Suomi24 -foorumilta tästä... Lisäksi sain linkin, jossa on vertailtu MS Officen ja OpenOfficen eroavaisuuksia.  Englanninkielinen linkki löytyy osoitteesta http://www.linux.com/feature/118986 . Teksti:  Kari Laurila Kuvat: fi.openoffice.org -sivusto ja Ajassa Nyt -verkkolehti